Un panel comercial reúne unos pocos componentes, cada uno alimentado por un informe, para responder a las preguntas del lunes por la mañana: cómo vamos, qué puede retrasarse, quién necesita ayuda. Cree primero los informes de origen, añada después un componente por pregunta y elija con cuidado el usuario de ejecución.
Antes de empezar: la lista de preguntas
Anote las decisiones que el director comercial toma cada semana. Cada pregunta se convierte en un componente y cada componente necesita un informe. Este es un escenario habitual, con datos ficticios:
| Pregunta | Informe de origen | Componente |
|---|---|---|
| ¿Cuántas oportunidades hay abiertas y por qué importe? | Oportunidades abiertas, importe total | Métrica |
| ¿Cómo va el pipeline, fase por fase? | Oportunidades por fase | Embudo o barras |
| ¿Qué importe tiene cada comercial? | Oportunidades agrupadas por propietario | Barras horizontales |
| ¿Cómo vamos respecto al objetivo del trimestre? | Oportunidades ganadas del trimestre | Indicador de progreso |
| ¿Qué oportunidades cierran este mes? | Oportunidades que cerrar, ordenadas por importe | Tabla |
| ¿Qué oportunidades no se han movido? | Oportunidades sin actividad reciente | Tabla |
Este reparto tiene seis componentes. Es una propuesta: adáptela a su ciclo de venta. Con pocos componentes, el panel se lee de un vistazo; con demasiados, nadie sabe dónde mirar.
Paso 1: preparar los informes de origen
Un panel no calcula nada por sí mismo. Muestra el resultado de un informe. Si el informe está mal, el componente también.
- Guarde los informes en una carpeta a la que tengan acceso los lectores del panel.
- Dé a los informes nombres claros, por ejemplo «Panel – Oportunidades abiertas por fase».
- Para un gráfico, use el formato Resumen con al menos una agrupación. La guía crear un informe en Salesforce detalla los formatos y los filtros.
- Compruebe tres casos conocidos en cada informe antes de usarlo.
Un indicador de progreso o una métrica no pueden basarse en un informe tabular. Use un informe de resumen.
Paso 2: crear el panel
Hace falta el permiso «Ejecutar informes» junto con «Crear y personalizar paneles» (Run Reports AND Create and Customize Dashboards).
- En la pestaña Análisis (Analytics), haga clic en Crear, después en Lightning y en Panel. También puede hacer clic en Nuevo panel en la pestaña Paneles.
- Escriba un nombre, una descripción breve si lo desea, y elija la carpeta. La carpeta por defecto es «Paneles privados» (Private Dashboards).
- Haga clic en + Widget, elija el informe de origen y después Seleccionar.
- Ajuste la visualización, haga clic en Agregar y coloque y redimensione el componente.
- Repita para cada pregunta de su lista.
Los nombres exactos pueden variar según el idioma de su interfaz.
Paso 3: elegir el tipo de componente adecuado
Salesforce ofrece, entre otros, estos tipos: gráfico, indicador de progreso, métrica y tabla.
- Gráfico: barras, columnas (agrupadas, apiladas o apiladas al 100 %), línea, circular, anillo, embudo, dispersión. Las barras sirven para comparar las agrupaciones de un informe.
- Indicador de progreso: un valor situado en un rango que usted define. Útil para un objetivo.
- Métrica: un valor único. Útil para un total.
- Tabla: los datos del informe en columnas.
Un título que plantee la pregunta («Importe abierto por comercial») ayuda más que un título técnico.
Paso 4: añadir filtros
Haga clic en + Filtro, elija un campo, dé un nombre visible al filtro y añada los valores con Agregar valor de filtro. Un filtro de panel permite, por ejemplo, pasar de un equipo a otro sin duplicar el panel. La lista solo propone los campos que pueden filtrar todos los componentes.
Los filtros no funcionan en un componente basado en un informe combinado.
Paso 5: elegir el usuario de ejecución
Es el ajuste que más sorpresas provoca. Haga clic en el icono del engranaje para abrir las propiedades y fíjese en Ver panel como (View Dashboard As). Hay tres opciones:
| Opción | Lo que ve cada lector |
|---|---|
| Yo | Los datos según su acceso, como creador |
| Otra persona | Los datos según el acceso de la persona elegida |
| El espectador del panel | Los datos según su propio acceso (panel dinámico) |
Un ejemplo ficticio: usted solo ve las oportunidades de Canadá. Con «Yo», todos los lectores ven solo Canadá. Con una persona que ve todos los países, ven todos los países.
Para un comité de dirección, elija un usuario de ejecución que vea todos los datos. Para que cada comercial vea sus propias cifras, elija el panel dinámico.
Puntos que conviene saber:
- elegir un usuario de ejecución requiere el permiso «Ver paneles de mi equipo» o «Ver todos los datos»;
- crear o modificar un panel dinámico requiere «Gestionar paneles dinámicos»;
- según la documentación oficial, este ajuste está disponible en las ediciones Enterprise, Performance, Unlimited y Developer. Compruebe su edición antes de prometer esta opción a sus equipos.
También puede marcar la opción que permite a los lectores elegir como quién consultan el panel. Con «Ver paneles de mi equipo», un lector se elige a sí mismo o a una persona situada por debajo en la jerarquía de funciones. Con «Ver todos los datos», puede elegir a cualquiera.
Paso 6: la apariencia y guardar
En las propiedades se ajustan el tema (claro u oscuro), la paleta de colores y el tamaño de la cuadrícula (9 o 12 columnas). Salesforce indica que la paleta «Mineral» es la opción accesible. Haga clic en Guardar y después en Listo.
Actualizar los datos
Para obtener los datos recientes, haga clic en Actualizar. La actualización renueva los resultados para todos los usuarios que tienen acceso al panel.
- Las solicitudes enviadas durante una actualización, o alrededor de un minuto después, se ignoran.
- Si la actualización no termina en 10 minutos, se detiene. Vuelva a hacer clic.
- En la aplicación móvil, deslizar la pantalla hacia abajo no actualiza el panel. Use la actualización manual.
Los errores más frecuentes
- Un informe de origen filtrado por «Mis oportunidades»: el componente muestra entonces los datos del usuario de ejecución, no los del equipo.
- Un usuario de ejecución que ha dejado la empresa o cuyos permisos han cambiado: las cifras cambian sin que nadie haya tocado el panel.
- Demasiados componentes: los que no responden a ninguna pregunta se pierden en el ruido.
- Un informe tabular para un indicador de progreso: el componente no es posible.
- Una carpeta mal compartida: el lector abre el panel, pero no tiene acceso al informe de origen. Revise los permisos de las carpetas.
- Ningún control de las cifras: compare al menos un componente con su informe de origen antes de compartir.
Cuándo pedir ayuda
Si las cifras no coinciden entre informe y panel, si se le escapa la visibilidad de los datos o si necesita un tipo de informe personalizado, un administrador lo resuelve con rapidez. Vea nuestro servicio de informes y paneles de Salesforce. Para estimar la necesidad, consulte también el coste de un administrador de Salesforce o la página de precios.
Referencias oficiales
- Build a Lightning Experience Dashboard (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
- Choose a Running User / View Dashboard As (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
- Dashboard Components (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
- Refresh Dashboard Data (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
Preguntas frecuentes
Dos causas frecuentes: el panel no se ha actualizado desde el último cambio de los datos, o su usuario de ejecución no tiene el mismo acceso a los datos que usted. Haga clic en Actualizar y revise el ajuste «Ver panel como».
No. Los componentes de tipo indicador de progreso o métrica no son posibles a partir de un informe tabular. Use un informe de resumen con al menos una agrupación.
No. Cada componente tiene un único informe de origen. Si necesita una cifra que combine dos fuentes, hace falta un informe que las reúna.