Un tableau de bord commercial réunit quelques composants, chacun alimenté par un rapport, pour répondre aux questions du lundi matin : où en est-on, qu'est-ce qui risque de glisser, qui a besoin d'aide. Construisez d'abord les rapports sources, puis ajoutez un composant par question, et choisissez avec soin l'utilisateur d'exécution.
Avant de commencer : la liste des questions
Notez les décisions que le directeur commercial prend chaque semaine. Chaque question devient un composant, et chaque composant demande un rapport. Voici un scénario courant, avec des données fictives :
| Question | Rapport source | Composant |
|---|---|---|
| Combien d'affaires sont ouvertes, pour quel montant ? | Opportunités ouvertes, total du montant | Indicateur |
| Où en est le pipeline, étape par étape ? | Opportunités par étape | Entonnoir ou barres |
| Quel est le montant par commercial ? | Opportunités regroupées par propriétaire | Barres horizontales |
| Où en est-on par rapport à l'objectif du trimestre ? | Opportunités gagnées du trimestre | Jauge |
| Quelles affaires clôturent ce mois-ci ? | Opportunités à clôturer, triées par montant | Tableau |
| Quelles affaires n'ont pas bougé ? | Opportunités sans activité récente | Tableau |
Ce découpage compte six composants. Cette liste est une proposition : adaptez-la à votre cycle de vente. Peu de composants se lisent d'un coup d'œil ; trop, et personne ne sait où regarder.
Étape 1 : préparer les rapports sources
Un tableau de bord ne calcule rien lui-même. Il affiche le résultat d'un rapport. Si le rapport est faux, le composant l'est aussi.
- Enregistrez les rapports dans un dossier auquel les lecteurs du tableau de bord ont accès.
- Donnez aux rapports des noms clairs, par exemple « TDB – Opportunités ouvertes par étape ».
- Pour un graphique, utilisez le format Synthèse avec au moins un regroupement. Le guide créer un rapport Salesforce détaille les formats et les filtres.
- Vérifiez trois cas connus dans chaque rapport avant de l'utiliser.
Une jauge ou un indicateur ne peut pas s'appuyer sur un rapport tabulaire. Utilisez un rapport de synthèse.
Étape 2 : créer le tableau de bord
Il faut l'autorisation « Run Reports AND Create and Customize Dashboards » (exécuter les rapports et créer et personnaliser les tableaux de bord).
- Dans l'onglet Analytics, cliquez sur Créer, puis Lightning, puis Tableau de bord. Vous pouvez aussi cliquer sur Nouveau tableau de bord dans l'onglet Tableaux de bord.
- Saisissez un nom, une description courte si vous le souhaitez, et choisissez le dossier. Le dossier par défaut est « Private Dashboards » (tableaux de bord privés).
- Cliquez sur + Widget, choisissez le rapport source, puis Sélectionner.
- Réglez l'affichage, cliquez sur Ajouter, puis placez et redimensionnez le composant.
- Répétez pour chaque question de votre liste.
Les libellés exacts peuvent varier selon la langue de votre interface.
Étape 3 : choisir le bon type de composant
Salesforce propose notamment les types suivants : graphique, jauge, indicateur et tableau.
- Graphique : barres, colonnes (groupées, empilées ou empilées à 100 %), courbe, secteurs, anneau, entonnoir, nuage de points. Les barres servent à comparer des regroupements d'un rapport.
- Jauge : une valeur située dans une plage que vous définissez. Utile pour un objectif.
- Indicateur : une valeur unique. Utile pour un total.
- Tableau : les données du rapport en colonnes.
Un titre qui pose la question (« Montant ouvert par commercial ») aide davantage qu'un titre technique.
Étape 4 : ajouter des filtres
Cliquez sur + Filtre, choisissez un champ, donnez un nom d'affichage au filtre, puis ajoutez les valeurs avec Ajouter une valeur de filtre. Un filtre de tableau de bord permet, par exemple, de passer d'une équipe à l'autre sans dupliquer le tableau. La liste ne propose que les champs capables de filtrer tous les composants.
Les filtres ne fonctionnent pas sur un composant issu d'un rapport joint.
Étape 5 : choisir l'utilisateur d'exécution
C'est le réglage qui provoque le plus de surprises. Cliquez sur l'icône d'engrenage pour ouvrir les propriétés, puis regardez View Dashboard As (afficher le tableau de bord en tant que). Trois options existent :
| Option | Ce que voit chaque lecteur |
|---|---|
| Moi | Les données selon votre accès, en tant que créateur |
| Une autre personne | Les données selon l'accès de la personne choisie |
| Le lecteur du tableau de bord | Les données selon son propre accès (tableau de bord dynamique) |
Un exemple fictif : vous ne voyez que les opportunités du Canada. Avec « Moi », tous les lecteurs ne voient que le Canada. Avec une personne qui voit tous les pays, ils voient tous les pays.
Pour un comité de direction, choisissez un utilisateur d'exécution qui voit l'ensemble des données. Pour que chaque commercial voie ses propres chiffres, choisissez le tableau de bord dynamique.
Points à connaître :
- choisir un utilisateur d'exécution demande l'autorisation « View My Team's Dashboards » ou « View All Data » ;
- créer ou modifier un tableau de bord dynamique demande « Manage Dynamic Dashboards » ;
- selon la documentation officielle, ce réglage est disponible dans les éditions Enterprise, Performance, Unlimited et Developer. Vérifiez votre édition avant de promettre ce choix à vos équipes.
Vous pouvez aussi cocher l'option qui permet aux lecteurs de choisir en tant que qui ils consultent le tableau de bord. Avec « View My Team's Dashboards », un lecteur choisit lui-même ou une personne située sous lui dans la hiérarchie des rôles. Avec « View All Data », il choisit n'importe qui.
Étape 6 : l'apparence, puis enregistrer
Dans les propriétés, vous réglez le thème (clair ou sombre), la palette de couleurs et la taille de la grille (9 ou 12 colonnes). Salesforce indique que la palette « Mineral » est l'option accessible. Cliquez sur Enregistrer, puis Terminé.
Actualiser les données
Pour obtenir les données récentes, cliquez sur Actualiser. L'actualisation met à jour les résultats pour tous les utilisateurs qui ont accès au tableau de bord.
- Les demandes envoyées pendant une actualisation, ou environ une minute après, sont ignorées.
- Si l'actualisation ne se termine pas au bout de 10 minutes, elle s'arrête. Cliquez à nouveau.
- Dans l'application mobile, tirer l'écran vers le bas n'actualise pas le tableau de bord. Utilisez l'actualisation manuelle.
Les erreurs fréquentes
- Un rapport source filtré sur « Mes opportunités » : le composant montre alors les données de l'utilisateur d'exécution, pas celles de l'équipe.
- Un utilisateur d'exécution qui a quitté l'entreprise ou dont les droits ont changé : les chiffres changent sans que personne n'ait touché au tableau de bord.
- Trop de composants : ceux qui ne répondent à aucune question se perdent dans le bruit.
- Un rapport tabulaire pour une jauge : le composant n'est pas possible.
- Un dossier mal partagé : le lecteur ouvre le tableau de bord mais n'a pas accès au rapport source. Vérifiez les droits sur les dossiers.
- Aucun contrôle des chiffres : comparez au moins un composant avec son rapport source avant de partager.
Quand demander de l'aide
Si les chiffres divergent entre rapport et tableau de bord, si la visibilité des données vous échappe, ou si vous avez besoin d'un type de rapport personnalisé, un administrateur règle cela rapidement. Voir notre service de rapports et tableaux de bord Salesforce. Pour estimer le besoin, consultez aussi le coût d'un administrateur Salesforce ou la page tarifs.
Références officielles
- Build a Lightning Experience Dashboard (aide Salesforce) (nouvel onglet)
- Choose a Running User / View Dashboard As (aide Salesforce) (nouvel onglet)
- Dashboard Components (aide Salesforce) (nouvel onglet)
- Refresh Dashboard Data (aide Salesforce) (nouvel onglet)
Questions fréquentes
Deux causes fréquentes : le tableau de bord n'a pas été actualisé depuis la dernière modification des données, ou son utilisateur d'exécution n'a pas le même accès aux données que vous. Cliquez sur Actualiser, puis vérifiez le réglage « Afficher le tableau de bord en tant que ».
Non. Les composants de type jauge ou indicateur ne sont pas possibles à partir d'un rapport tabulaire. Utilisez un rapport de synthèse avec au moins un regroupement.
Non. Chaque composant a un seul rapport source. Si vous avez besoin d'un chiffre qui combine deux sources, il faut un rapport qui les réunit.