Un buen informe de Salesforce responde a una pregunta precisa: qué oportunidades reactivar, cuánto se va a firmar este mes, qué equipo necesita ayuda. Un mal informe da una cifra errónea y el equipo vuelve a Excel. Así se construye el primero, con un ejemplo concreto: las oportunidades sin actividad desde hace 30 días.
Antes de hacer clic: la pregunta y la decisión
Escriba en una frase lo que el informe debe permitir decidir. «Saber cada lunes qué oportunidades abiertas no se han movido desde hace un mes, para que cada comercial haga el seguimiento.» Esta frase le da el objeto (las oportunidades), los filtros (abiertas, sin actividad reciente), la agrupación (por comercial) y la frecuencia (cada lunes).
Paso 1: elegir el tipo de informe
El tipo de informe decide qué objetos y campos están disponibles. Es la elección más importante y la más difícil de corregir después.
- Tipos estándar: «Oportunidades», «Cuentas y contactos», «Actividades»… Cubren la mayoría de las necesidades.
- Tipos personalizados: se crean en Configuración y unen objetos según sus reglas, por ejemplo «Cuentas con o sin oportunidades». El «con o sin» sirve para encontrar lo que falta.
Para nuestro ejemplo, basta con el tipo estándar Oportunidades.
Paso 2: elegir el formato
| Formato | Uso |
|---|---|
| Tabular | Una lista sencilla, para exportar o recorrer |
| Resumen | Filas agrupadas (por comercial, por fase) con subtotales |
| Matriz | Agrupaciones en filas y columnas, por ejemplo fase × mes |
| Combinado | Varios bloques uno al lado de otro, incluso con tipos de informe distintos |
Un gráfico o un componente de panel necesita al menos una agrupación: elija Resumen en cuanto quiera totales.
Paso 3: poner los filtros
Empiece por los filtros estándar, en la parte superior del informe:
- Mostrar: «Todas las oportunidades», no «Mis oportunidades», si el informe es para todo el equipo;
- Rango de fechas: cuidado con el campo elegido. Por defecto suele ser la fecha de cierre; para nuestro ejemplo, ponga «Todo el tiempo».
Después, añada los filtros de campo:
- Cerrada = Falso (solo las oportunidades abiertas);
- Última actividad anterior a «hace 30 días» (una fecha relativa, que avanza sola);
- Última actividad vacía.
Los filtros 2 y 3 deben unirse con un «O»: añada una lógica de filtros y escriba 1 AND (2 OR 3). Salesforce espera los operadores AND, OR y NOT y los números de los filtros de campo. Sin el filtro 3, las oportunidades que nunca han tenido actividad desaparecerían del informe, cuando suelen ser las que más riesgo tienen.
- MostrarTodas las oportunidades
- Rango de fechasTodo el tiempo
- 1Cerrada igual a Falso
- 2Última actividad menor que HACE 30 DÍAS
- 3Última actividad igual a (vacío)
- Lógica1 AND (2 OR 3)
14 oportunidades abiertas sin actividad reciente
El campo «Última actividad» lo mantiene Salesforce a partir de las tareas y los eventos relacionados. Si sus comerciales no registran sus llamadas o reuniones, el informe lo mostrará enseguida: también es una información útil.
Los filtros cruzados
Para la pregunta contraria, «oportunidades sin ninguna tarea abierta», use un filtro cruzado: «Oportunidades sin Actividades». Los filtros cruzados responden a preguntas de presencia o ausencia que los filtros de campo no pueden plantear.
Paso 4: agrupar y calcular
- Agrupe las filas por Propietario de la oportunidad.
- Añada el Importe como suma: cada comercial ve lo que corre el riesgo de perder.
- Ordene por importe descendente.
Para ir más allá:
- fórmula de resumen: un cálculo sobre los totales, por ejemplo la parte de cada comercial en el importe en riesgo;
- fórmula de fila: un cálculo por fila, por ejemplo el número de días desde la última actividad;
- campo de depósito (bucket): clasificar sin crear un campo, por ejemplo los importes en «pequeño», «mediano», «grande».
Paso 5: comprobar las cifras
Antes de compartir, tome tres oportunidades que conozca y compruebe que aparecen, o que no aparecen, por la razón correcta. Es el paso que más se olvida y el que da confianza en el informe.
Paso 6: guardar, compartir, suscribirse
- Guarde el informe en una carpeta compartida con el equipo afectado, no en «Mis informes personales».
- Suscriba a los comerciales: Salesforce puede enviar el informe por correo con regularidad, por ejemplo cada lunes a las 8:00.
Del informe al panel
Un panel reúne varios componentes, cada uno alimentado por un informe de origen. Algunas reglas:
- un componente = una pregunta, con un título que la plantee («Importe que reactivar por comercial»);
- cada informe de origen tiene al menos una agrupación;
- el usuario de ejecución determina los datos que se muestran. Un panel dinámico muestra los datos de la persona que lo consulta (el número de paneles dinámicos depende de su edición);
- pocos componentes valen más que muchos: de cuatro a seis indicadores legibles bastan para un comité.
La guía del panel comercial en Salesforce detalla los componentes útiles para una dirección comercial.
Errores que evitar
- Dejar «Mis oportunidades» en un informe para el equipo.
- Filtrar por la fecha equivocada (cierre en lugar de creación, o al revés).
- Crear un informe nuevo para cada pregunta en lugar de ajustar uno existente: al cabo de un año, nadie sabe cuál es el bueno.
- Olvidar los valores vacíos en los filtros, como en nuestro ejemplo.
- Compartir un informe sin comprobar tres casos conocidos.
¿Y si el informe que necesita es más complejo?
Algunas necesidades requieren un tipo de informe personalizado, un campo calculado en el objeto o una limpieza previa de los datos. Ahí es donde unas horas de un administrador ahorran semanas de exportaciones. Vea nuestro servicio de informes y paneles de Salesforce.
Referencias oficiales
Documentación de Salesforce para profundizar:
- Build a Report in Lightning Experience (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
- Add Filter Logic to a Report (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
- Build a Lightning Experience Dashboard (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
- Reports & Dashboards for Lightning Experience (Trailhead) (nueva pestaña)
Preguntas frecuentes
Revise primero los filtros estándar de la parte superior del informe: «Mis oportunidades» en lugar de «Todas las oportunidades», y el rango de fechas (a menudo la fecha de cierre en un periodo corto). Son las dos causas más frecuentes.
Un tipo de informe personalizado une objetos que tienen una relación entre sí. Para comparar objetos sin relación directa, el formato combinado (varios bloques) puede ayudar, con sus límites.
El informe es visible según la carpeta donde se guarda y los permisos de esa carpeta. Los datos que se muestran dependen siempre de los permisos de quien lo consulta, salvo en un panel cuyo usuario de ejecución es fijo.