Salesforce actualiza su plataforma tres veces al año y se encarga de su funcionamiento. Pero su configuración, es decir, sus campos, sus permisos, sus Flows, sus informes y sus datos, sigue siendo responsabilidad suya. Sin mantenimiento, se deteriora: automatizaciones que se contradicen, permisos demasiado amplios, duplicados, informes erróneos. Así que la pregunta no es «¿hace falta un mantenimiento?», sino «¿quién debe hacerlo?».
Los tres tipos de mantenimiento
- Correctivo: reparar lo que se rompe. Un Flow con errores, un acceso bloqueado, un informe erróneo.
- Preventivo: evitar que se rompa. Leer las notas de versión, revisar los accesos, limpiar duplicados, migrar las automatizaciones antiguas.
- Evolutivo: acompañar a la empresa. Un campo nuevo, una nueva fase de venta, un panel nuevo.
Una buena organización cubre los tres. La mayoría de las empresas solo hace el correctivo, con prisas.
Las cuatro opciones, comparadas
| Criterio | Contratación interna | Freelance | Consultora o integrador | Soporte externo |
|---|---|---|---|---|
| Volumen adecuado | Un puesto entero | Misiones de varios días | Proyectos y grandes volúmenes | De unas horas a dos días al mes |
| Plazo para empezar | Varios meses | Según disponibilidad | Según planificación | Pocos días |
| Solicitudes pequeñas | Muy bien | Difícil si hay mínimo de jornadas | Circuito a menudo pesado | Pensado para eso |
| Continuidad (vacaciones, salida) | Frágil si es una sola persona | Frágil | La asegura el equipo | Documentada para facilitar el relevo |
| Conocimiento del negocio | Excelente con el tiempo | Variable | Variable | Construido con la documentación |
| Preventivo y evolutivo | Si hay tiempo | Rara vez | Con presupuesto | Incluido en el bono |
La tabla de decisión
Responda a estas cinco preguntas.
- ¿Cuántas horas de solicitudes al mes? Liste tres meses de solicitudes reales y estímelas. Si el total ocupa de forma duradera varios días por semana, se justifica contratar.
- ¿Las solicitudes son regulares o llegan en picos? Los picos (lanzamiento, reorganización) se atienden mejor como proyecto; un flujo regular, con un bono.
- ¿Quién toma el relevo durante las ausencias? Si la respuesta es «nadie», es un riesgo, incluso con un excelente empleado.
- ¿Tiene proyectos a la vista? Una integración o un rediseño requieren un integrador, además del mantenimiento diario.
- ¿Quién sabrá supervisar a un administrador? Si nadie puede valorar su trabajo, contratar es arriesgado.
Referencia práctica: muchas pymes de 10 a 200 usuarios tienen solicitudes cada mes, pero no suficientes para un puesto entero. Es exactamente el caso para el que se ha pensado el soporte externo.
El caso habitual: el administrador se ha ido
A menudo la pregunta surge así. Este es un plan para retomar la org que funciona, sea cual sea la opción que se elija después.
- Proteger los accesos: desactivar el usuario del antiguo administrador (después de transferir sus registros) y comprobar quién tiene permisos de administración.
- Comprobar los correos de error: en la configuración de automatización, asegurarse de que los correos de error de Flow le llegan a alguien.
- Listar las solicitudes pendientes y ordenarlas por impacto.
- Leer la org: automatizaciones activas, reglas de validación, perfiles y conjuntos de permisos, informes clave.
- Documentar sobre la marcha: cada solicitud atendida enriquece la documentación.
Dónde hacer estos controles en Salesforce
| Control | Dónde mirar |
|---|---|
| Quién tiene permisos de administración | Configuración, Usuarios: el perfil «Administrador del sistema» y los conjuntos de permisos que dan «Modificar todos los datos» |
| Quién recibe los correos de error | Configuración, «Configuración de automatización de procesos» |
| Las automatizaciones antiguas | Configuración, «Migrar a Flow»: las reglas de flujo de trabajo y Process Builder aún activos |
| La seguridad de la org | Configuración, «Comprobación de estado» (Health Check) |
| Los campos sin uso | En cada campo personalizado, el botón «¿Dónde se utiliza?» |
| Elemento | Antes | Después |
|---|---|---|
| Cuentas duplicadas | 312 | 0 |
| Campos que nunca se rellenan | 87 | 12 |
| Reglas de flujo de trabajo antiguas | 14 | 0 |
Contratar más adelante, sin empezar de cero
Externalizar no impide contratar después. Al contrario: si el volumen crece, su futuro administrador retomará una org documentada, con el historial de los cambios. El soporte externo también puede acompañarle durante sus primeras semanas. Para calcular cuándo compensa cada opción, lea la guía sobre el coste de un administrador de Salesforce.
En resumen
- Contrate cuando las solicitudes ocupen un puesto entero y sepa supervisar a un administrador.
- Recurra a un freelance o a un integrador para los proyectos bien delimitados.
- Externalice el mantenimiento cuando las solicitudes sean regulares pero limitadas, o cuando el administrador acabe de irse.
- En todos los casos, haga también mantenimiento preventivo: es lo que evita las urgencias.
Para un bono mensual, vea el mantenimiento de Salesforce. Para un problema aislado, basta con el soporte de Salesforce bajo demanda.
Referencias oficiales
Documentación de Salesforce para profundizar:
- Test and Prepare for Major Releases (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
- Salesforce upgrade release schedule FAQ (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
- Release Updates (notas de versión de Salesforce) (nueva pestaña)
Preguntas frecuentes
Es todo el trabajo que mantiene la org utilizable: corregir lo que se rompe (correctivo), prevenir los problemas (preventivo) y hacer evolucionar la herramienta con la empresa (evolutivo).
Salesforce mantiene la plataforma: servidores, seguridad, versiones. Su configuración (campos, permisos, Flows, informes, datos) sigue siendo responsabilidad suya.
Depende de su tamaño y su antigüedad. Una primera lectura de las automatizaciones, los permisos y los informes clave permite enumerar los riesgos; la documentación se construye después, con cada solicitud.