Comment créer un rapport Salesforce personnalisé ?

Un bon rapport Salesforce répond à une question précise : quelles affaires relancer, combien va-t-on signer ce mois-ci, quelle équipe a besoin d'aide. Un mauvais rapport donne un chiffre faux, et l'équipe repasse par Excel. Voici comment construire le premier, avec un exemple concret : les opportunités sans activité depuis 30 jours.

Avant de cliquer : la question et la décision

Écrivez en une phrase ce que le rapport doit permettre de décider. « Savoir chaque lundi quelles opportunités ouvertes n'ont pas bougé depuis un mois, pour que chaque commercial les relance. » Cette phrase vous donne l'objet (les opportunités), les filtres (ouvertes, sans activité récente), le regroupement (par commercial) et le rythme (chaque lundi).

Étape 1 : choisir le type de rapport

Le type de rapport décide des objets et des champs disponibles. C'est le choix le plus important, et le plus difficile à corriger ensuite.

• Types standard : « Opportunités », « Comptes et contacts », « Activités »… Ils couvrent la plupart des besoins.
• Types personnalisés : créés dans Configuration, ils relient des objets selon vos règles, par exemple « Comptes avec ou sans opportunités ». Le « avec ou sans » est utile pour trouver ce qui manque.

Pour notre exemple, le type standard Opportunités suffit.

Étape 2 : choisir le format

Un graphique ou un composant de tableau de bord a besoin d'au moins un regroupement : choisissez Synthèse dès que vous voulez des totaux.

Étape 3 : poser les filtres

Commencez par les filtres standard, en haut du rapport :

• Afficher : « Toutes les opportunités », pas « Mes opportunités », si le rapport est destiné à toute l'équipe ;
• Plage de dates : attention au champ choisi. Par défaut, c'est souvent la date de clôture ; pour notre exemple, mettez « Tout le temps ».

Ajoutez ensuite les filtres de champ :

1. Fermée = Faux (seulement les opportunités ouvertes) ;
2. Dernière activité antérieure à « il y a 30 jours » (une date relative, qui avance toute seule) ;
3. Dernière activité vide.

Les filtres 2 et 3 doivent être reliés par un « OU » : ajoutez une logique de filtre et saisissez 1 AND (2 OR 3). Salesforce attend les opérateurs AND, OR et NOT, et les numéros des filtres de champ. Sans le filtre 3, les opportunités qui n'ont jamais eu d'activité disparaîtraient du rapport, alors que ce sont souvent les plus à risque.

Les filtres croisés

Pour la question inverse, « opportunités sans aucune tâche ouverte », utilisez un filtre croisé : « Opportunités sans Activités ». Les filtres croisés répondent à des questions de présence ou d'absence que les filtres de champ ne savent pas poser.

Étape 4 : regrouper et calculer

• Regroupez les lignes par Propriétaire de l'opportunité.
• Ajoutez le Montant en somme : chaque commercial voit ce qu'il risque de perdre.
• Triez par montant décroissant.

Pour aller plus loin :

• formule récapitulative : un calcul sur les totaux, par exemple la part de chaque commercial dans le montant à risque ;
• formule de ligne : un calcul par ligne, par exemple le nombre de jours depuis la dernière activité ;
• champ de regroupement par tranche (bucket) : classer sans créer de champ, par exemple les montants en « petit », « moyen », « gros ».

Étape 5 : vérifier les chiffres

Avant de partager, prenez trois opportunités que vous connaissez et vérifiez qu'elles apparaissent, ou n'apparaissent pas, pour la bonne raison. C'est l'étape la plus souvent oubliée, et celle qui donne confiance dans le rapport.

Étape 6 : enregistrer, partager, s'abonner

• Enregistrez le rapport dans un dossier partagé avec l'équipe concernée, pas dans « Mes rapports personnels ».
• Abonnez les commerciaux : Salesforce peut envoyer le rapport par e-mail à intervalle régulier, par exemple chaque lundi à 8 h.

Du rapport au tableau de bord

Un tableau de bord rassemble plusieurs composants, chacun alimenté par un rapport source. Quelques règles :

• un composant = une question, avec un titre qui la pose (« Montant à relancer par commercial ») ;
• chaque rapport source a au moins un regroupement ;
• l'utilisateur d'exécution détermine les données affichées. Un tableau de bord dynamique affiche les données de la personne qui le consulte (leur nombre dépend de votre édition) ;
• peu de composants valent mieux que beaucoup : quatre à six indicateurs lisibles suffisent pour un comité.

Les erreurs à éviter

• Laisser « Mes opportunités » dans un rapport destiné à l'équipe.
• Filtrer sur la mauvaise date (clôture au lieu de création, ou l'inverse).
• Créer un nouveau rapport à chaque question, au lieu d'ajuster un rapport existant : au bout d'un an, personne ne sait plus lequel est le bon.
• Oublier les valeurs vides dans les filtres, comme dans notre exemple.
• Partager un rapport sans vérifier trois cas connus.

Et si le rapport dont vous avez besoin est plus complexe ?

Certains besoins demandent un type de rapport personnalisé, un champ calculé dans l'objet ou un nettoyage des données d'abord. C'est souvent là que quelques heures d'un administrateur font gagner des semaines d'exports. Voir notre service de rapports et tableaux de bord Salesforce.

Références officielles

Documentation Salesforce (en anglais) pour aller plus loin :

• Build a Report in Lightning Experience (aide Salesforce) (nouvel onglet)
• Add Filter Logic to a Report (aide Salesforce) (nouvel onglet)
• Build a Lightning Experience Dashboard (aide Salesforce) (nouvel onglet)
• Reports & Dashboards for Lightning Experience (Trailhead) (nouvel onglet)

Questions fréquentes