¿Cómo usar los conjuntos de permisos en Salesforce?

Un conjunto de permisos añade permisos a un usuario sin modificar su perfil. El perfil aporta la base, cada conjunto cubre una necesidad concreta y un grupo de conjuntos reúne los de un mismo puesto. Salesforce presenta este método como la forma recomendada de gestionar los permisos.

Perfil, conjunto y grupo: qué hace cada uno

Según Salesforce, un conjunto se puede asignar a cualquier usuario, sea cual sea su perfil. Un mismo conjunto puede pertenecer a varios grupos: un cambio en el conjunto se refleja entonces en todos.

Paso 1: partir de un perfil lo más ajustado posible

Según la documentación, el perfil «Minimum Access - Salesforce» da los privilegios más reducidos de la plataforma. Incluye cuatro permisos: Access Activities, Chatter Internal User, Lightning Console User y View Help Link. Salesforce recomienda asignarlo y añadir después los permisos mediante conjuntos y grupos de conjuntos.

Antes de cambiar perfiles existentes, haga una lista de lo que hace realmente cada usuario. Pruebe primero con una cuenta de prueba.

Paso 2: crear un conjunto de permisos

Hace falta el permiso «Manage Profiles and Permission Sets».

1. En Configuración, escriba «Conjuntos de permisos» en el cuadro de búsqueda rápida y haga clic en Conjuntos de permisos.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Escriba el nombre y la descripción.
4. Elija la licencia: una licencia de usuario, una licencia de conjunto de permisos o Ninguna.
5. Guarde y añada los permisos. En la página de resumen del conjunto, las páginas Permisos de aplicación y Permisos del sistema reúnen los ajustes.

Una licencia concreta limita el conjunto a los permisos que esa licencia admite. Con «Ninguna», el usuario ya debe tener esos permisos por su licencia de usuario o por una licencia de conjunto asignada aparte. Un conjunto nuevo no tiene ninguna licencia seleccionada.

Un consejo de la documentación: construya el conjunto en torno a una tarea, no a un cargo. Su ejemplo: un conjunto para los usuarios que deben eliminar y transferir clientes potenciales.

Paso 3: asignar el conjunto

Hacen falta «Assign Permission Sets» y «View Setup and Configuration».

Para un usuario

1. En Configuración, abra Usuarios y después el usuario.
2. En la lista relacionada de asignaciones de conjuntos de permisos, haga clic en Editar asignaciones.
3. En los conjuntos disponibles, seleccione el conjunto, haga clic en Agregar y después en Guardar.

Para varios usuarios

1. Abra Conjuntos de permisos y después el conjunto.
2. Haga clic en Administrar asignaciones y después en Agregar asignaciones.
3. Marque los usuarios y haga clic en Siguiente.
4. Si lo desea, elija una fecha de caducidad de la asignación.
5. Haga clic en Asignar.

Salesforce muestra un mensaje si un usuario no tiene la licencia necesaria. Los usuarios invitados, de autoservicio, de integración y del sistema no aparecen en la página de asignaciones: hay que usar el objeto de API PermissionSetAssignment. Salesforce desaconseja asignar conjuntos a usuarios inactivos.

Paso 4: reunirlos en un grupo de conjuntos

Cuando varios conjuntos van siempre juntos, un grupo simplifica la asignación.

1. En Configuración, abra Grupos de conjuntos de permisos.
2. Haga clic en Nuevo grupo de conjuntos de permisos, escriba un nombre y una descripción y guarde.
3. Añada los conjuntos al grupo.
4. Asigne el grupo a los usuarios.

Si el grupo nuevo no aparece en la lista, elija la vista «Todos los grupos de conjuntos de permisos». El grupo calcula los permisos combinados de sus conjuntos; su estado indica si ese cálculo está al día. Un conjunto de «silenciado» (muting) permite desactivar algunos permisos dentro de un grupo, cuando quiere la mayoría de los permisos de un conjunto, pero no todos. Lea la documentación oficial sobre este punto antes de usarlo.

Diagnosticar un acceso denegado

1. Anote el objeto, el campo o la acción afectados y el mensaje exacto.
2. Abra el perfil del usuario y la lista de sus conjuntos asignados.
3. En cada conjunto, busque el permiso en las páginas Permisos de aplicación y Permisos del sistema.
4. Si falta, asigne (o cree) el conjunto que lo concede en lugar de modificar el perfil.
5. Revise también la licencia y, en un informe o un panel, los permisos de la carpeta: vea la guía del panel comercial.

Algunos permisos dependen de otros: al guardar, Salesforce comprueba si hay que activar permisos relacionados.

Errores frecuentes

• Un perfil por puesto: la lista se vuelve inmanejable. Es mejor un perfil base y conjuntos.
• Un conjunto con el nombre de una persona: ya no se sabe para qué sirve. Nómbrelo según la tarea.
• Un conjunto para todo: abre más de lo necesario. Un conjunto, una necesidad.
• Olvidar la licencia: la asignación falla para los usuarios que no tienen la licencia requerida.
• No retirar el conjunto al cambiar de puesto: los permisos se acumulan.
• Modificar un conjunto compartido sin medir el impacto: si está en varios grupos, se ven afectados todos los usuarios correspondientes.

Cuándo pedir ayuda

Si los permisos ya están enredados, con muchos perfiles y accesos que nadie sabe explicar, un administrador puede hacer el inventario y proponer un plan. Vea nuestro servicio de perfiles y permisos de Salesforce. Para presupuestar este trabajo, consulte la página de tarifas. Si un informe no muestra todos los datos, revise primero los permisos del usuario.

Referencias oficiales

• Permission Sets (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
• Create a Permission Set (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
• Assign Permission Sets (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
• Permission Set Groups (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
• Create a Permission Set Group (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
• User Permissions and Access (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)
• Standard Profiles (ayuda de Salesforce) (nueva pestaña)

Preguntas frecuentes